Ya sea que estés transformando una organización o simplemente desees mejorar la colaboración, eliminar las prácticas heredadas que desperdician el tiempo y simplificar la forma en que administra los proyectos, por lo general es una prioridad. Entonces, ¿qué prácticas debes incorporar para ahorrar tiempo? Estos consejos incluyen la incorporación de la tecnología de colaboración actual para mejorar la comunicación, exponer problemas y superar rápidamente proyectos y servicios fallidos. ¿Quieres optimizar el tiempo que tu organización pasa en iniciativas de colaboración o transformación digital? Sigue leyendo para obtener consejos profesionales.

1. Cuestionar la Nube

La nube es obviamente una gran herramienta de colaboración y permite a los colegas ver el progreso y hacer cambios rápidamente, dice Jim McNiel, CMO de iboss. Pero las soluciones en la nube también pueden crear nuevos problemas.

«Hay tantas soluciones puntuales que se pueden usar a través de la nube, las organizaciones tienden a desplegar muchas aplicaciones, pero no comparten información valiosa a través de ella», dice McNiel. «Y tenemos que tener cuidado con la ‘Shadow IT’ y asegurarnos de que los servicios que activamos sean seguros y que brinden la funcionalidad que necesitamos».

2. Optimizar el uso del correo electrónico ¿Qué pasa con la tecnología que desperdicia más tiempo del que ahorra? Rajiv Gupta, vicepresidente senior de soluciones en la nube de McAfee, encuentra difícil cambiar el correo electrónico por otras formas de mensajería, pero dice que la bandeja de entrada consume tiempo y atención. El CIO de Cint Oscar Carlsson dice que el problema no es el correo electrónico en sí, sino las prácticas ineficaces de correo electrónico que desperdician tu tiempo y el de tus compañeros de trabajo. «Mantener a cinco colegas copiados en cada correo electrónico causa que cada uno de esos colegas dedique tiempo a abrir su correo electrónico, consumir la información y luego emitir un juicio si deben tomar medidas o no», dice Carlsson. «80 a 90 por ciento de estos correos electrónicos no fueron destinados a estas personas, lo que significa que creó grandes ineficiencias en su organización. Al agregar nuevas personas a esta conversación, hágalo con un propósito y resuma la información o el punto de acción necesario para que esa persona evite tener que desplazarse por una cadena de cinco semanas de correo electrónico para comprender qué medidas deben tomar».

3. Evitar las Metodologías de Trabajo en Cascada.

Nick DiLisi, jefe y director de tecnología de eMoney, te aconseja que reduzcas o evites cualquier proceso en el que un equipo esté esperando que otros terminen su trabajo para poder avanzar con la parte que les corresponde.

«El enfoque tradicional de cascada para desarrollar software está extinto», dice DiLisi. “Los equipos técnicos deben centrarse en asegurarse de que sus procesos tengan el ciclo de desarrollo más corto posible. «La tecnología cambia a un ritmo tan rápido y los equipos deben permanecer ágiles y adaptarse a esos cambios».

4. Hacer crecer tu red DiLisi recomienda aumentar tu red profesional, e incorporarla a la toma de decisiones, buscando la experiencia de sus pares. «Puedes intercambiar ideas y preguntas, lo que es increíblemente importante para evitar hacer esfuerzos en vano», dice DiLisi. «Si bien muchos pueden pensar que ciertos problemas son exclusivos de nuestras propias organizaciones, hablar con otros nos recuerda rápidamente que todos estamos resolviendo problemas similares e incluso podrían ayudar con los suyos».
5. Eliminar proyectos piloto innecesarios. DiLisi argumenta que se puede ahorrar tiempo al evitar desarrollar una tecnología que no resuelva directamente un problema comercial. «Cuando las empresas establecidas usan palabras como prueba de conceptos (POC) para tecnologías como la nube, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, realmente no requieren un POC», dice. “Sin embargo, las empresas aún deben entender esas tecnologías y cómo pueden aplicarlas a la necesidad comercial. Las tecnologías están madurando a un ritmo rápido y cosas como los POC resultan en un gasto costoso que no proporciona mucho valor».
6. Fallar rápido Fielding de Sungard AS dice que las empresas que trabajan para incorporar prácticas ágiles o DevOps deben encontrar una herramienta de soporte personalizable para ayudarlos en el proceso. «Es fundamental saber qué características te brindan a ti y al equipo de liderazgo la información necesaria para impulsar el cambio, ajustar el rumbo según sea necesario para garantizar que el movimiento hacia adelante no se detenga», dice. «Es importante determinar qué características agregan valor y descartar rápidamente aquellas que no lo hacen. No tener la información correcta puede hacer que la transición a una metodología ágil sea más larga».
7. Evitar redundancias Busca una ruta de entrega única, dice Jeff Gill, CIO de Neustar, para evitar procesos duplicados que se superpongan para la empresa o los clientes. «Es esencial que los equipos de TI tengan procesos claramente definidos para nuevas ideas y objetivos estratégicos», dice Gill. “Una vez que se definan los objetivos, establecer claramente las prioridades y crear proyectos de TI bien definidos permitirá a los equipos técnicos comprender lo que hay que hacer. Pueden enfocarse más diligentemente en la entrega de hitos que se alineen con un calendario, alcance y presupuesto predeterminados. En última instancia, el ahorro de tiempo entra en vigencia cuando los equipos técnicos están evitando repetir trabajo innecesario».
8. Exponer los problemas y dejar que el equipo decida. Gill de Neustar hace hincapié en la comunicación franca entre grupos de trabajo, desarrollando colas de proyectos efectivas y manteniendo paneles de información para que los proyectos sigan avanzando sin problemas. «Para mí, se trata menos de tecnología y más de hábitos de trabajo», dice Gill. «En general, los profesionales de TI han sido formados para resolver problemas. Creo que es más efectivo centrarse en exponer los problemas y ayudar a los equipos a elegir qué problemas abordar primero, en lugar de centrarse únicamente en ahorrar tiempo. La mayoría de las veces, los equipos técnicos elegirán sus propias herramientas y tecnologías para resolver el problema lo antes posible».
9. Hacer reuniones de pie John Prestridge, director de mercadotecnia y vicepresidente senior de EasyVista, no es un fanático de las reuniones de pie, y cree que el ‘daily scrum’ debería ser una de las primeras cosas a las que acudir cuando se busca simplificar las cosas.
10. Adopta el software de productividad adecuado Prestridge, como muchos, prefiere evitar el correo electrónico para hacer las cosas, ya que lo encuentra contraproducente. En cambio, prefiere herramientas diseñadas específicamente para la colaboración. «Slack es muy útil para la colaboración asíncrona en proyectos clave», dice Prestridge, «y apoya un enfoque más ágil para el trabajo que acelera el progreso del proyecto. Le ayuda a cambiar rápidamente a un proyecto y ver el diálogo y los documentos asociados. Trello es bueno para la priorización y la visibilidad de sus proyectos. Es excelente para mantener las prioridades correctas frente a ti «.
11. Deshazte de lo que no funciona Más de uno de los expertos dijo que «la forma en que siempre hemos hecho las cosas» es una bandera roja que generalmente cubre las prácticas ineficientes o desactualizadas. «Las nuevas tecnologías deberían generar nuevas eficiencias que, por definición, desafían el pensamiento más antiguo», dice Tim Mackey, evangelista de tecnología en Synopsys Software Integrity Group.
12. Deja de revolver el pasado En el mismo sentido, McNiel de iboss dice que los prejuicios pueden frenar la transformación digital. Con frecuencia se sorprende cuando los ejecutivos se atascan en lo que se ha hecho antes. «No se pueden resolver nuevos problemas con el pensamiento antiguo», dice McNiel. “Necesitas enfocarte en los resultados deseados y luego trabajar hacia atrás desde allí. Las respuestas que necesitas se encuentran en las preguntas que haces. Con demasiada frecuencia, las organizaciones aplastan a los curiosos y esto es exactamente lo contrario de lo que necesitan hacer «.
13. Hazte amigo de los Abogados Eventualmente, dice Mackey, te encontrarás con una situación en la que querrás el consejo de tu escritorio jurídico. Para acelerar las cosas, haz buena relación con ellos antes de que los necesites. «Estadísticamente, las cosas a salir mal en algún momento y tener al equipo legal de tu lado desde el principio hará que la resolución de un problema sea más suave y te ayudará a evitar conflictos», dice Mackey. «Por cierto, esto está fuertemente relacionado con obtener una comprensión de cómo fluyen los riesgos dentro de una organización».
14. Cuidado con los imprevistos de última hora Los retrasos pueden provenir de una tecnología que supuestamente ahorra tiempo y que resulta ser una mala opción para su organización, lo que lleva a un gasto fuera de control y tiempo perdido, dice Mackey. «Mide el éxito y responsabilice a los equipos por sus proyectos y el alcance del proyecto», argumenta. «Todos hemos visto proyectos de TI de grandes que fallan en el alcance y el presupuesto lo que resulta en demoras de lanzamiento. Los proyectos más exitosos tienden a comenzar más pequeños, luego se prueban a sí mismos y construyen éxito mientras aprenden cómo funcionan las mejores prácticas de la industria dentro de las reglas de gobierno de su organización. Dicho de otra forma, hay más de una manera de resolver un problema y, a veces, combatir la inercia organizativa no es productivo «.
15. Desconfía de la tecnología de primera generación Fielding dice que a menudo es inteligente desconfiar de la primera versión de una tecnología que a menudo viene acompañada de dificultades y pérdidas de productividad, incluida la posibilidad de tratar con una empresa completamente nueva después de una compra. «Es importante evaluar qué nuevas tecnologías que apoyan el cambio organizacional valen el riesgo y cuándo es mejor esperar a la próxima generación», dice. «Las nuevas tecnologías que apoyan el cambio organizacional no están exentas de riesgos. «He visto una serie de nuevas herramientas de planificación y soluciones de almacenamiento que simplifican el costo total de propiedad pero que luego se reemplazan antes de lo previsto».
16. Controla el trabajo multitarea Los empleados son más productivos cuando tienen las herramientas que necesitan para administrar el tiempo y priorizar proyectos fácilmente, dice Prestridge. También aconseja encontrar maneras de mantener al equipo en una tarea específica. «Lo bueno de los programas de colaboración como Slack y Microsoft Teams es que puedes mantener a tu equipo informado con actualizaciones o pedirle ayuda a un grupo con un problema que tienes y puedes ahorrar días buscando a la persona adecuada», dice Prestridge. «La desventaja es que esto también sirve como uno de los mejores interruptores de nuestros días y los obligarás a abandonar su pensamiento profundo que es necesario para tareas más complejas. Para un programador de TI esto podría ser devastador, ya que necesita enfocarse y crear un flujo para resolver problemas complejos y, al ser interrumpido, solo puede realizar trabajos de poca profundidad. Creo que se trata de disciplina: cómo utilizar estas herramientas en el extremo de pedir y recibir para que sea más productivo para usted. La idea es reducir disminuir el trabajo multitarea para mejorar el pensamiento profundo y la calidad del trabajo».

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